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第四回 週次レビュー ~自分にあったマインドマップソフトを使うとレビューが楽しくなります~ 

今回は、MindManagerというマインドマップのソフトを使って、収集を行いました。

マインドマップのソフトもたくさんあるけれど、マイ・ベスト・ランキングは、
①MindPiece
②MindManager
③FreeMind
④その他もろもろのソフト
です。

MindPieceは、とにかく操作性が良いです。
紙ではないけれど、紙のように使いやすく、
違和感がないのです。使えば使うほどなじんでいきます。
これが不思議なのです。
一回使うと他のソフトが使いにくく感じてしまいます。
結果として頭の中のものがスルスルと出てきます。

MindManagerは、スタンダード感が良いです。
癖はないし、安定しているし、拡張性も豊富。
Officeを使っているような、安心感があります。

FreeMindは、とにかく無料で、基本的なことが全部できます。
入門にとても向いています。

ウェブのサービスでもマインドマップはたくさんあるのですが、
この3つ、試す価値がありそうです。

さて、今日は収集をしました。約40分。
以前は週一回でしたが最近は毎日出しているので、
量はそれほどでもありません。

それぞれの項目をマインドマップに設定した
リストにドラッグし、整理します。とても便利です。

終わったあとの爽快感もなんだか紙よりもスッキリします。
不思議ですねえ。

自分にあったツールを、また一つ見つけました。
今日は、MindManagerですが、今後MindPieceを使おうと思います。

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第三回 週次レビュー ~GTDのマスター状態を持続するために~ 

GTDをマスターしたときは、

1:頭の中に全くなにもない or 頭の中に今やるべきことだけがある状態
2:今気になっていることを頭から取り除く方法を知っている状態

となるようです。

この状態に達するには順序があるようです。

まず最初に大切なのは、
「今気になっていることを、頭の中から取り除く方法を知る」
ことだと思います。

その方法は、
気になっていることを、外に出すこと
・・・つまり収集を行うことです。

「今」なので、週次レビューだけではなく、
日頃から気になっていることを、
紙とペンを常時携帯し、携帯電話に入力し、
最後に一ヶ所にまとめます。

最初のうちは、出したつもりなのに
同じことが何度も出てきたりしますが、
慣れていくにつれて、
紙や道具を信頼できるようになってきて、
気にならなくなってきます。

その結果、
「頭の中に全くなにもない」
状態が持続、継続するようになってきます。

この状態は、収集をしっかりするだけで、
体感できるはずです。

ボイスレコーダー、○○キャプチャー、携帯電話、
なぜそれほどこだわるのかが、
私も最初はわかっていなかったのですが、
これは、収集をしっかりやる、
頭の中のものを出し切ることが大切だということを
実践される方々はわかっていたからだったのですね。

最近気づき、愚かだったよなあ~、と反省しています。
これからメモをポケットに入れて、
恥ずかしくない程度に、収集しようと思ったのでした。


さて、頭の中を空にした上で、
収集したものの中から、
「今実行する行動だけ」
を選びとり(処理)、まとめる(整理)ことで、

「頭の中に今やるべきことだけがある状態」

になってきます。

GTDでは最初の段階から、かなり複雑な処理を行うので、
人によってはこの処理の作業のために、自分には合わないと
感じてしまう方が多いかもしれません。
私は最初のうちは、今やることか、そうではないことか、
この2つだけでよいのではないかと思いました。

その他に、
「今実行する必要のない行動」
を取り去ることも大事です。

後回しにしてもよい行動が、
どこかに紛れ込んで、
今から外れてしまうことがあります。

プロジェクトの設定が長期的なものに
なっていると、プロジェクトを構成するアクションに、
今やらなくても良い行動が紛れ込み、
混乱してきます。

このときは、プロジェクトをもっと短期間なものに
再設定するなどして、
とにかく、「今実行する行動」だけに絞ります。

そして、「今」はできるだけ現在に近い時点に設定します。
現在から離れれば離れるほど、ブレていくので、
「なんだか、しっくりこないなあ、」
と思ったら、
「今」から外れていると思って間違いないと思います。

これは日次レビュー
(毎日短時間処理、整理を行って、現在に合わせる作業)
をすることで、解決しています。

こんな感じでできるだけマスターした状態を
持続させるようにしています。
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GTDはシステムなので、本当は全自動でリストを作ってほしいのですが、
判断の基準が自分にあるので、どうしても手動になってしまいますね。

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ところで、ブログのタイトルを変えました。
目標とかスケジュールとか入れると、
わざとらしい気がしました。

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ipod touch + omnifocus が欲しい・・・

Projectリスト(2) 週次レビューの後一週間、アクションの数は一定でなく、どんどん増えていく 

週次レビューを終え、リストが整理されて、清々した気持ちになる。

今週はこのリストで行こう!

ところが、実行していくうちに、あれ?ということがあります。

NextActionリストのアクションは一週間一定ではなく、
増えていくのです。

アクションの発生源が、頭の中と、Projectリストの2つあり、
前者は、週次レビューのときに、反映すればよいのですが、
後者の方は、一週間の中でもその都度、NextActionリストに移していくことになります。

これが、最初のうちは、特に手書きの場合、たいへんストレスになります。
余白を使ったり、文字を上書きするようにするのですが、
リストがどんどん汚くなっていきます。

私は、夜に短時間で日次レビューをしているので、
アクションを終えた時点ではなく、
夜に、終わったアクションにたいして、次のアクションを設定し、
NextActionリストを更新しています。(終わったアクションは書かない。忘れてしまう。)
Projectの細分化もそのときに行い、プロジェクトリストには、
プロジェクトの名前だけではなく、アクションの一覧も書くようにしています。

ソフトでやってくれることを、アナログで行っています。

こうすると、アクションの数が増えすぎずに、いつも大体一定の数で
収まります。

あと、頭の中が今行うことだけに集中できるようになります。

Projectリスト(1) 同時に進められるアクションと、順番に進められるアクション、手書きとソフト 

Projectリストから、NextActionリストに書き写すときや、
GTDの方式を踏まえたソフトを操作するとき、
いつも戸惑うときがあります。

その内容は、以下の記事に書いてあります。
http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/prac_gtd/0008?page=2

同時に進めることが可能で、コツコツ少しずつではなく、できるだけ早く進めたいプロジェクトは、複数書き写す。
順番に進めたいアクションは、最初のアクションを一つ書き写し、終了後次のアクションを書き写します。

そして、アクションを終えたときは、
→所属しているprojectリストを見直します(これが面倒)
→次のアクションを書き写します

このように行っていきます。アクションが終わっても、チェックをつけるだけではなく、いったん他のリストを見直す必要があります。これは、GTDの特徴だと思います。

所属プロジェクトをかんたんに見直すために、
アクションの後ろにプロジェクト名を記載していたのですが、
たとえ、一文字だけでも面倒なものです。

ソフトを使ってもよいのですが、同時進行と順次進行を分けられるものがあまりないのです。
たとえば、Tracksでは、プロジェクトにアクションを設定した段階で、
同時進行であろうと順次進行であろうとContextに表示されます。
この場合、順次進行で今必要のないアクションに、他の優先すべきアクションが
埋もれてしまうことがあります。

一方、Todoistでは、
アクションに状況を設定した段階で、@をつけて状況別に表示できるので、
順次進行にしたいときは、終わったら、アクションに@をつけていきます。
でも、あらかじめアクションを明確にしておきたいときには、少々不便です。

そして、d3では、順次進行のみできるようになっています。

このように、それぞれちょっとした違いがあり、使い分けるには、少々面倒な工夫が必要になります。


書き写すのは面倒だし、ソフトを使うと思ったようにNextActionリストを作れない・・・

この解決方法を今考えています。

Thinking Rockでは、実行しないアクションを、InActiveに、
実行するものを、DO ASPにして、同時進行と順次進行を使い分けることができます。

第二回 週次レビュー ~GTDをマスターした状態から方式や道具を構成する~ 

いつものように週次レビューを行います。やはり全然違います。
余計なことに気を取られませんし、作業に集中できる。

今回は
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0806/13/news118.html
の記事を読みました。これはすごく単純ですが大切です。

GTDの具体的な実践方法は、パソコンを大いに活用したり、
特殊なファイリングシステムを用意したり、千差万別ですが、

結果的には、皆

1:頭の中に全くなにもない or 頭の中に今やるべきことだけがある状態
2:今気になっていることを頭から取り除く方法を知っている状態

が実現できるような方向性を目指していないと、意味がないのかなあと思いました。


逆に、このマスターした状態を実現するために、
GTDが構成されていると考えてもよいかもしれません。

そうすると、
このツールがどうだ、新しい○○、道具や方式に
囚われていることが、以前はかなりありましたが、
なんだか、どうでもよくなってきました。

新しいソフトやツール、道具を見たときも、

使いやすい、いろいろできる、

という視点よりも、

・頭の中を何もない状態にするために、この道具はどうなのか。
・今やるべきことだけがある状態にするのに、この道具はふさわしいか。ページを開いて、ログインする、道具を使う以前で、この状態から反れることにならないか。ワンコマンドでログインできるようにならないか。
・気になっていることを頭から取り除くために、携帯電話やパソコンを連携させているが、連携させる方法自体が気になっていないか。

のような見方に変わりました。この状態を実現する、まだ誰も開発していない、紙でもない、もっとシンプルな道具があり得るのかもしれません。


私は週次レビューをしている間、1、2の状態も体験しました。
けれど、マスターとはいえません。それは、

ちょっとした変化で、1、2の状態から外れてしまうからです。

いつもより仕事の量が増えたときは、取り除けずに頭の中に残っていますし、
人間関係でギクシャクしたときは、取り除いたつもりが、仕事の合間に頭の中に浮かんできてしまう。

なんというか、まだ外的要因に影響されやすいのです。
おそらく、これは経験不足なのと、まだ半年そこらの、ヒヨっ子では、難しいのかも知れません。
マスターしたというのは、一時的ではなく、仕事をしている間ずっと1、2の状態が継続していることだと思います。

継続していくうちに、この状態を長続きさせる、自分なりにつかんだコツも掲載したいです。

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