第５回　週次レビュー 

　土曜日の午前中と、日曜日の午前中の２回にわたって週次レビューを行った。土曜日は収集をした。１時間２０分かけたが、先週と同じように、目の疲れがひどくてスッキリ感は得られなかった。目の疲れも含めてスッキリするまでやるのがＧＴＤであるといえば、まだ未熟なのかもしれません。処理まで回らず、翌日にやることに。
　日曜日は喫茶店にいって処理をするぞ、と意気込んではいたものの、もう目の疲れがひどくて、ぼっとしたままだった。でも、こんなときもあるよなあ、ということを知る機会と前向きに考えよう。


・目の疲れ
　目の疲れはどうしたらよいかを考えることも、プロジェクトに加えて少しずつ解消していきたい。パソコンを使う時間をきつんと管理するだとか、姿勢、ディスプレイの位置など・・・。そうか、こうした問題も全部外に出して管理するのがＧＴＤなのか。
　大事なことは、頭の中をからっぽにすること。

・アクションの数を適切にする。
　毎日のアクションが少ないと、達成感がでてきて、物足りなく感じ、だからといって増やしていくと、義務感を感じてストレスになる。これがちょうど良くなるように配分するコツをつかんでいきたいなと思いました。

・現在行動する必要のないものまでプロジェクトに入れてストレスになっていた。
その週に行動できそうにないものまで、プロジェクトにいれていたため、やらなきゃやらなきゃ、という切迫感にさいなまれ、これがストレスになってしまった。
書く言葉も具体的でなく抽象的な単語や欲求が多かった。プロジェクトとは、自分にとって大事な目標のことなのかな、と漠然ととらえていました。実現するためには、複数のステップが必要となる行動のことらしい。そして次のステップが具体的になっていなければならないようだ。とりあえず、４つほどあったプロジェクトを２に絞って後は、ＳＯＭＥＤＡＹに戻しました。

・Inboxを処理しきれない
　メモが大量にあったり、ものがたくさん。一箇所にまとめること自体はすっきりするのだが、これらを処理するのがうんざり。メモも一ページにいろんなことを書いてしまっているので、今後は一ページ一ジャンルにしようと思いました。

第４回週次レビュー 

今日は午前中に喫茶店へ行き、週次レビューをしました。
まず収集。すでに「Someday」リストの中に入っていたとしても
全部書き出します。４０分くらいしてできったかな、という実感が
あったので、喫茶店を出て帰宅し、処理、整理をしました。

今週は細かい字を読むことが多く、
目の疲れが残っていたため、
「スッキリ感」「爽快感」というのは
得られませんでした。

ＧＴＤのやり方について、問題や誤解など、
課題がまだ多くあることがわかりました。
その中でも印象に残っていることをいくつか掲載します。

・日次レビューが効果的
必ずやる行動を、多すぎず、少なすぎず、
状況別に分けて、前日の夜にレポート用紙に書き壁に貼っておく。
このことで義務感とそれに伴うストレスが少し軽減し、
達成感が味わえるようになった。
準備を事前にすることの意義をしりました。

・具体的に行動を記述している証拠として横に図を書くようにした
　これまでは「Ｎさんに送る」という文で行動を表していたが、
送るまでの行動を細かく想起してみると、
「資料を準備する」「資料の３ページ目の中間を校正する。」
「角２封筒に宛名を書く」
などいくつもの具体的な行動がありました。

それから、日次レビューで行動の横に図で書くようにしてから、
とりかかりが楽になりました。

行動のあいまいな記述が義務感や疲れを引き起こしていたようです。
実行段階でさて、これをするには・・・、などと、始めてからステップで
考えていたためです。
いくつかは頭の中でもう仕事が終わっていて、
それを再確認するかのごとくこなしていました。

ただし、全部書いていると、時間がくうばっかりなので、
ちょっとした慣れるまでの補助輪としてしばらく
書いていきたいと思います。

しかし、パソコンの作業が入ると、それでもまだストレスが
残ります。おそらく、毎回異なる動きをするときがあるからかもしれません。
ウィンドウのサイズや位置が毎回変わってしまったり、
ＯＳやウィルスソフトの自動更新で遅くなってしまったり。
パソコンのカスタマイズ？も少し知らなくてはいけないなと
反省しました。

・その他
寝る前に未解決の仕事を思い出してあれこれ考えたり、
不安になったり混乱したときに、
全部紙に書いてあるという前提を思い出し、
大丈夫だ、と言い聞かせることで、
安心して眠れる。

Somedayの項目に溜め込んでおき、週次レビューで
見直すことで、一つの行動で複数の問題や想いを
消化できてしまうことがあった。
枝葉にとらわれずともよいということがわかった。

第３回週次レビュー 

・第３回の週次レビュー
まずは収集です。４０分くらいかけてまた頭の中のものを書き出しました。いつかやるリストにすでに入っているものも気にせずどんどん書いていきます。いったん出なくなって、ちょっとトイレ。帰ってくると、また少し出てきました。不思議だな。今回は肩と目のあたりの緊張が少しとれるという形でスッキリしました。整理された形です。頭の中が押入れのようになっていて、ガラクタや貴重品をごちゃまぜにしたものをいったん出し切っている感じ。
コップの片付けなど、すぐできるものはその場でやってしまいました。

・絶対さけたいこと、いやなことも、収集段階で挙げていく
無意識に避けていることも挙げていくことで、解決する行動をすこしずつ考える機会を与えるようにします。

・希望や欲求を実現する行動を整理して決めていく
頭の中の希望や欲求（やりたいこと）などは収集やsomedayの中に入っていますが、それを実現するための行動（すべきこと）を、整理の作業で決めていく。

・週次レビューでアクションを決定するのではなく、日次レビューでアクションを決める。
週次レビューで挙げきれないアクションがあったり、アクションの数が決定的に少なかったりしました。これは、日次レビューという作業を加えて、翌日のアクションを毎日列挙することにしました。準備にもなるしいいかな。金曜日は月曜日のレビューをします。

・病気で寝込み、遅れたスケジュールとアクション
運良く、体を休めることができるだけでも有難いことですが、
遅れてしまったアクションもあせらずに組みなおして進めていきます。このとき、冷静に対処できるのはとても有意義です。

・アクションは具体的に書く
アクションを状況別に分けることはできましたが、なんとなく実行するときに考えてしまう。これが続くとかなりの時間を食ってストレスになってしまう。具体的に書く。自分なりに具体的に書いたつもりが、実際行動してみるとやっぱり考えしまう。○○を××する、と書いたがなんだか・・・。結局、文の横に図で示していくことで解決しました。

・記録をつける
アクションの名前と時間を紙に記録していきます。でもこの方式だと、数分で終わるアクションを書き漏らしてしまいます。そして具体的になればなるほどアクションは数分で終わってしまうためどんどんもれていきます。どうしよう。

・締め切りの設定を試す
数日にわたって作業する場合、どういう締切りの設定をすればよいのかいろいろと試してみました。

１：期間を決めて最終日に○○締切とカレンダーに書く。
　｜−−−−−−−−−−−−−−−−−｜

−○−−−−−−−−−−−−−−−−−○−
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　↑締切
２：数日にわたるいくつかの仕事に分割してそれぞれの期間の最終日に締切りを設定する。
　｜−−−｜−−−｜−−−｜−−−｜

−○−−−○−−−○−−−○−−−○−
　↑　　　↑　　　↑　　　↑　　　↑締切

３：期間を設定せずに、その日に作業してその日に締切りができるように分割する

−○−−−○−−−○−−−○−−−○−
　↑　　　↑　　　↑　　　↑　　　↑締切

いまのところどれも一長一短です。もうすこし様子をみます。

自分なりのＧＴＤ　５つの作業と８つの分類項目 

ＧＴＤの５つの作業を以下のようなタイミングで行っております。
１：収集
　逐一、考えが浮かんだとき
　希望、欲求、形、文など、頭に浮かぶすべて。
２：処理
　土曜日
　ルールに沿って考えを分けていく。
３：整理
　土曜日
　それぞれ分けた項目ごとにふさわしい分類の仕方を決めて（状況別、プロジェクト別）仕分けする。下に行くにつれて具体的に書いていく。アクションの仕事の粒をそろえる。
４：実行
　月曜日から金曜日
５：レビュー
　土曜日

考えや思いは以下の８つのカテゴリに収まっていて後ろに行くほど、具体的になっていき、ロボットのように実行できるようにします。これらは処理の作業で行います。
１：Collect Thoughts
２：Someday
３：Siryou
４：Trash
５：Projects
６：Delegated
７：Scheduled
８：Actions

２日目ででてきたいろいろな問題 

・今日もレビュー
月曜日と火曜日でアクションを消化してしまった・・・。パソコンのアクションはたくさんあるが、今回はマウスをクリックしたり、文字を打ったりする仕事がほとんどで、スムーズにいったためだろうか。かなり仕事を細かくしたのもあるかもしれない。また今日もかんたんなレビューしなくては。プロジェクトから引っ張り出してくる。

・アクションの状況ごとの仕事数の偏り
パソコンのアクションに仕事が密集しすぎている。いろいろなプロジェクトからかいつまんだ仕事が雑然と並んでいる。これは、パソコンの中のソフトごとに状況を分けるか、時間ごとに分けるか、パソコンを増やすか考えたい。

・パソコンの仕事はすぐできるものと設定がからみあって時間がかかるものがある。
パソコンのアクションに収まっているどの仕事も、プロジェクトにて内容は細分化され単純になってはいるのであるが、マウスを数回クリックして、プリント、保存して、ほんの３，４分で完了してしまうものもあれば、ソフトやパソコンの環境のいろんな設定や条件が組み合わさっていたり、バックアップなどの事前作業などを行う必要があった場合は、試行錯誤しなければならない。エネルギーも消費してしまう。

・次の行動アクションがはっきりきまらない場合
完了に向けての行動でどの順序で行動すれば効率的かが、仕事を進めていかないとわからない場合、事前に週次レビューで挙げることが難しくなってくるので、これは厄介。もやもやしたものがスッキリしない、いうなれば手探り状態のプロジェクト。

いろいろな問題が出てきましたが、まだ初心者。追っていくうちに解決するのかもしれません。

最先端のデジタル・ツールはどうか 

デジタル・ツール（？）を利用してＧＴＤに活用することもできるようです。いろいろと試したり、これから使ってみようと思う機器やソフトがかなりあります。

−パソコン−
・Windowsのみで使えるソフト
　今のところ特にありません。
・Macのみで使えるソフト
　今のところ特にありません。
・JavaやWebなど基本的にどのOSでも使えるソフト
　Outlook
　Remember The Milk
　TiddlyWiki
　tugboat.GTD
　check*pad
　R*PAD
　どれも非常に使いやすく、いい感じ。インターネットをつないでいないと使えないソフトもある。

−携帯−
携帯電話は基本的に使用しない方針でいるので、未使用。
携帯電話から仕事の内容を電子メールで自分のツールに転送することもできるようです。

−ＰＤＡ−
いつか所持したいです。富士通の新しい小さなタブレットパソコン。

しかし、いつもパソコンを所持しているわけにもいかないし、所持しても起動時間が限られていて、途中で切れたら困ります。何でもパソコンや携帯電話で解決しようとする発想が、もううんざりしているのが本音です。
より使いやすいソフトが出た。移行するために、エクスポート、インポート、打ち直し・・・、ウン時間かかってしもうた・・・。もったいない。ツールに喰われてます。
ボタンポチポチはほかのことで使いたいです。うまく利用できる方法はないものか。
その点タブレットなんかは直接文字が書けるのでいいなと思いました。Windows Vistaの手書き認識はすごいです。ほぼ正確に読み取ります。これだと完全に紙の代わりになるよなあ。

そんなことを考えながら、ＧＴＤをやっております。今のところ手書きでやっていき、清書をするために、パソコンを使うときがあってもいいかな。

ＧＴＤのために作られたＰＤＡ、「ＧＴＤＣＯＭＰ」なんて名前がついて、ＧＴＤだけの携帯ツールが出てきたら即効買うかも。単三電池一本で少なくとも２週間は使える、ＭＤ並のツール。

ＧＴＤ第二回のレビュー 

二回目の週次レビューをしました。喫茶店でやったものの、やり切れず、自宅でまた数時間かけてああだ、こうだと試行錯誤しました。
うーん、正直、まだまだ頭の中がスパゲッティ状態で、もやもやしているなあ。そういえば、溜め込んだものを一気に捨てたときのあの爽快感を思い出してみて、物もできるだけ収集してみよう。
押し入れの中からガラクタや雑多なものをかき出し、一箇所にまとめました。・・・ガラクタの山。
多すぎて処理までしていませんが、もやもやしていたものがすこし晴れてきました。

反省点は、プロジェクトを増やしすぎていること、アクションの状況の理解があいまいであったこと、紙がばらばらになっていたこと。加えて毎日かなりの時間レビューを割いていることと、アクションに書き直していること。

・プロジェクトを増やしすぎている
　大事なものはそのままにして、それほど大事ではないものは、いつかやるリストに戻しておきました。見直すときに、いくつもの紙を見直さねばならないので、また時間がかかってしまいます。

・アクション
　状況という言葉をいいかげんに解釈して、「ＦＡＸ」「自宅」「移動中」「メール便」「ワード」「メール」
　などと書いていました。道具や場所、サービス名、ソフト名などが、好きかまわず並んでいます。

が、状況というのは、「実行できる行動の条件」だそうで、
たとえば、封筒をメール便で出すときは基本的にコンビニエンスストアにいくので、状況は「コンビニエンスストア」としたほうが自分にはよさそうでした。
そして、「自宅」というよりも、部屋に置いてある「パソコン」という状況にして、そのアクションを「ワードで項目を追加する」「メールソフトでＮさんに出す」という風にしたほうがなじみます。
これこそ人それぞれで、自分は「場所」「道具」「物」が組み合わせが「状況」にふさわしいようです。

・紙がばらばらになってしまう
これはクリアファイルに収めて最初の紙に付箋をつけることでとりあえず対処しました。でも取り出しにくい・・・。

・毎日レビューしてしまう
週に一回のレビューなのにほとんど毎日レビューしてしまいます。どうしてかよくわからないのですが、少し多めにスケジュールとアクションに書いて来週また確かめて見たいと思います。

ところが、カレンダーに書いてある仕事は、毎日少しずつの量をこなしていくように設定したためか、ごちゃごちゃせずに週末に発送する仕事はストレスなくやりとげることができました。

どうなることやら・・・