第１４回　週次レビュー 

土曜日は今年最後の燃えるごみなので、昨日金曜日に週次レビューを行おうとしていましたが、Collectの段階で、なぜか疲れが一気に出てきて、寝てしまいました。結局、土曜日に処理をすることになりました。

Ｃｏｌｌｅｃｔ
精神的なもの
喫茶店にＡ３サイズの紙とボールペンを持ち、アイスコーヒーのＭサイズを注文。早速、収集開始。まだプロジェクトに収まっていない、年末までにやることがいくつかでてきた。途中で、プロジェクトのアイデアが出てきて、それについてしばらく考え込んでしまったり、検討し始めた。これは、もしかすると望ましくない。Ｃｏｌｌｅｃｔは、検討したり、分析したり、まとめたりするのではなく、精神的なものを出し切るステップなのである。とすると、少し横道にそれながら、やっていたことになる。

物理的なもの
帰宅後、なんだか散らかってきたものを、すべてダンボールの中に入れて、一まとめにします。ああだ、こうだいわないで、バッサリ、一気に放り込む。今週はOSを再インストールしたので、ソフトのCDが出しっぱなしになっています。これらもポイっと投げ入れる。

パソコンの中のもの
デスクトップにあるアイコンやファイルを別のドライブのin-basketフォルダに移動させた。初回は、アイコンが大量にあったが、もうそれほど量はなく、一回のドラッグですむ程度であった。ファイルの保存場所や置き場所は、デスクトップが一番勝手がよい。

Ｐｒｏｃｅｓｓ
精神的なもの
精神的なものは、先ほどＣｏｌｌｅｃｔの段階で紙に書き出した。その他にも、日常で思いついたときにメモに書き出したり、パソコンのメモ帳に入力してある。メモは次の物理的なものの処理、メモ帳の文字はパソコンの中のものの処理で扱う。
とりあえず、喫茶店で書き出した紙を処理する。行動に関する文は、プロジェクトソフトのProjects,Schedule,Delegate,Actionsに入力する。それ以外は資料として破っていく。

物理的なもの
まずは文字が書いてある紙を取り出し、１つずつ確認して行動・実行に関することが書いてあれば、プロジェクトソフトに入力します。行動・実行以外の文は、そこだけ破って資料のフォルダに移動する。ここで分類するのがよいのだが、今日は一緒にして、「棚の２段目にある黄色のフォルダを机の上に開き、中の資料を整理する」という行動をプロジェクトソフトに入力しました。
他にＤＭの整理や自分宛の仕事の封筒を開いて、どんどん処理していきます。

パソコンの中のもの
パソコンの中のinbasketフォルダに入っているメモ帳を開いて、処理します。行動に関するものであれば、プロジェクトソフトに入力し、そうでないものは、Referenceフォルダの中の各フォルダに移動させました。

Ｏｒｇａｎｉｚｅ
プロジェクトソフトの中に入っているたくさんの行動に関するデータのうち、来週すべき、優先度が高いものを選んで、
・細かく分ける
・順序を設定する
・状況を明確に設定する
という形で整理したことにした。
そして、Ａｃｔｉｏｎ，Ｓｃｈｅｄｕｌｅ，Ｄｅｌｅｇｅｔｅに移し、プリントアウトする。

st2.png

パソコンも非常にスッキリしています。



○年末のプロジェクトを集中的に進めました
先月くらいから収集の時に出てきて、Futureリストに入っていた、年末の行動をまとめて、プロジェクトにした。
大掃除、中途半端になっている書類の仕上げと送付、年賀状、メールの処理、手帳の準備など、かなりありますが、これらを月曜日から小出しにして進めているので、いつもの年末のようにバタバタしません。
今日は年末までにすることはほとんど終えて、ゆっくりしています。

○インターネットを侮っていた
パソコン経験年数は長いが、普通にインターネットを使っており、最近、Ｗｅｂ　２．０、アフィリエイト、ブログ、○○ビリティ、○○ライズという言葉が出てきて、どうせ、流行でどうせ消えていくだろう、とあまり利用しないでいたが、このブログを書きながらいろいろとサイトを見ていたところ、完全に侮っていた。とんでもない、使い方次第で、大いに役立つものばかりだ。
しかも、昔は他のページにリンクするには、非常に慎重だったが、今は、ブックマークという形でつないだり、柔軟に他のサイトと連携ができる。こういうサービスも試していきたい。
他にも、ブログエディタというのがあるようだ。このｆｃ２のエディタがあまり気に入っていないので、xfy Editor、BlogWrite(無料版)などを使ってみた。しかし、やはりまだワープロのようにはいかないようで、何かするたびにうまくいかないことが出てきて、小さなストレスが積み重なってくるので、結局、メモ帳に戻して、コピーペーストすることにする。

○個人的なことでプロジェクトソフト
自分自身のことで、プロジェクトソフトを使うことになるとは、思いもよらなかった。Ｈｙｐｅｒ　Ｐｒｏｊｅｃｔというソフトと、マイクロソフトのＰｒｏｊｅｃｔ９８、という昔のソフトを使っていたが、マイクロソフトの方は処分してしまった。（アカデミックで２万円もしました。）
プロジェクトとは、期限があり、チームで行う作業のときに使うものだと思っていたが、実際、使ってみると、自分自身のことでも使える。「一家に一台」のように、「一人一本」プロジェクトソフトを持っててもいいかな。
ソフトというよりも、今はインターネットでプロジェクトサービスが利用できるので、それを利用してもいいかもしれない。
最終的には、自分にあったソフトを自分で作ればよいのだが、そこまでの技術力がない。

○頭と体の切り替え
Ｃｏｌｌｅｃｔのステップは、精神的なものを吐き出すことだけを目的にすればよいのに、検討を加えてしまったり、出てきたものについて細かく考えてしまったりする。
Ｄｏのステップでも、書かれていることを、実行するだけなのに、違うことを考えてしまう。
今はＣｏｌｌｅｃｔだけ、Ｐｒｏｃｅｓｓだけ、Ｏｒｇａｎｉｚｅだけ、Ｄｏだけ、ステップごとの頭と体の切り替えが大事かなと思いました。

○ちょっとした予感
この記事とは関係なく、パっと閃いたことなのですが、来年はもしかするとＧＴＤを始めとする仕事の方式に関するちょっとしたブームが起きそうな気がします。（ただの妄想かもしれません。）乗り遅れないように勘違いでも週次レビューはしておこうと思いました。



今年最後のレビューとなりました。書くことはまだまだたくさんあるので、引き続き、継続して掲載しようと思っております。

読んでくださった方、ありがとうございました。
来年も、よい年となりますように！

ＧＴＤ　−私の場合− 

ＧＴＤに関することを書いてみようと思いました。私の場合、事前に書籍を読んでいるわけでもなく、一人で身につけようとしているため、ここで書いていることは、
・ＧＴＤ風
・なんちゃってＧＴＤ
・ＧＴＤのような、そうでないような
仕事の方式と考えてください。

●５つの行動が、ＧＴＤの基本
前々から仕事を効率よくする方法には関心があったのですが、何かのきっかけで立ち寄ったホームページにＧＴＤという仕事術について掲載されていました。
それから、いろんなホームページに効果や体験、方法などが書いてあるページを読んでいくと、いろいろ応用はあるけれど、Collect, Process, Organnize, Do, Reviewという、５つのステップがこの仕事術の基本だということがわかりました。まあ、やってみようと思って、ブログを立ち上げてみました。

●最初に参考にしたホームページ
・「ＧＴＤ　レビュー」というキーワードで検索、表示されたさまざまなページ
を見てみました。
これで概要はつかめると思います。とてもわかりやすくなっています。本当に、便利な時代です。

●初回の収集と処理
最初に集団で精神的なものの収集を行うと、インパクトがあってよいのかもしれませんが、その環境に恵まれなくとも、一人でできました。たくさんでてきたのと、処理に慣れていないために、まあ、まともにできていなかったと思います。

●収集の時間
毎回、数時間はかけるのが基本のようですが、最初のうちは、頭の中のものを出し切るということを課題にしてやればいいのではないでしょうか。回数を繰り返していくうちに、時間をかけることの意味が理解できてきて、自然と長くなってきます。個人でやるならば、初回は短くてもよいと思います。

●個人的に一人で試してみようと思っている方へ、継続していきたい方へ
・メールアドレスだけで登録できる匿名のブログサービスを利用します。
・５つのステップに関することを何でもよいから、（Weekly Reportと称して）週に一回曜日を決めて掲載します。（今週はサボってしまったでもよい。）私は土曜日と決めました。
・記事はその日に書いてもよいです。私は、土曜日の午前中に収集を、午後に処理、整理を行い、その概要を他人の個人情報が漏れない程度に書きます。その後でに、土曜日までの感想など、思いついたことを書きますが、この感想は、金曜日まで下書きという形で書き溜めておいたこともあります。
・実践している方のページをいくつか読み、特に自分にあったページを参考にしながら、続けます。（結果的に、モチベーションの維持につながっていたようです。）
・掲載した後も、直したい文字があれば、すぐに修正ができるので、気楽に掲載していきます。

●何回か進めていく
私の場合、素直にやってはいるようで、あれを試してみよう、これを試してみようかな、とごちゃごちゃ、わき道にそれてしまいました。なんで、こんな面倒なことをするのだろう、もっといい方法があるに違いない、だとか・・・。
それでも、２ヶ月目くらいから（第８回目くらいかな？）、おぼろげに、他の方のホームページに書いてある内容を理解できるようになってきました。

続けているうちに、少しずつＧＴＤについて書いてある内容が理解できるようになっていく感じがします。

あっていようと、あっていなくても、一度試しにやってみる価値はあると思います。

第１３回　週次レビュー 

約３ヶ月続いている週次レビューの報告です。１２月もあと残り１回となりました。
今年は、良い事、悪い事たくさんあったが、この仕事術を運良く見つけ、ブログで書くことができる環境を得たことは良い事の中に入っています。

Ｃｏｌｌｅｃｔ
・頭の中のもの
今日は自宅でメモ帳を起動し、頭の中のものを吐き出しました。ホームページや、書籍を読んで関心のあった内容が出てくる。それらをどんどん書いていった。熱中した本の内容とかも今頃出てきています。まだ読んだつもりでも、未消化のままのものがかなりありそうです。

・パソコンの中のもの
ブラウザソフトのブックマーク、デスクトップにあるファイルを全部、Ｉｎｂａｓｋｅｔフォルダに移動させた。

・物理的なもの
以前の週次レビューのＰｒｏｃｅｓｓの時に、資料として処理したものが棚に入っているが、かなり大雑把な入れ方だったので、少しだけ取り出して、ｉｎｂａｓｋｅｔのダンボールへ入れました。
その他、全ページ使い切ったメモ用のノートも、"これは処理の時かなり大変かもしれない"　と思いつつ放り込んだ。まあ　一度に全部処理しろ　なんて誰も強制していないのだし、気楽にやるか。

Ｐｒｏｃｅｓｓ
・頭の中のもの
メモ帳に書いたテキストを、ＦｉｔｚＮＯＴＥというソフトに移して、試用しながら処理していきました。「１２月までにできればすること」というフォルダを作って、床屋にいくだとか、まだ送ってない書類を郵便局に持って行く、など書いていきました。

・パソコンの中のもの
Ｉｎｂａｓｋｅｔフォルダに移動させたファイルを整理する。いろんなことが一つのファイルに書いてあることがあるが、大量にあるので、大雑把な処理になっている。これも週次レビューを繰り返していく中でまた収集に挙げて処理していけばよいか。Ｆｕｔｕｒｅリストに、「メモ．ｔｘｔの再収集」と書いておいた。

・物理的なもの
封をしたままの、昔の保険証書がでてきた。封を開け、契約は切れていることを確認して、契約書はシュレッダー、他は燃えるゴミへ。プロジェクトの資料は全部処理しきれなかった。もとの場所に戻して次回の処理につなげた。

Ｏｒｇａｎｉｚｅ
・頭の中のもの
これは、パソコンの文字、紙の上の文字にすでに出しているので、これらを整理することで、頭の中を整理したとしよう。

・パソコンの中のもの
ＦｉｔｚＮＯＴＥの左にあるリスト一つ一つを眺めて、文を書き直したりする。しかしまあ、多すぎる。重要となっている一部だけ取り出して、書き直したり、次の行動を入力した。

・物理的なもの
多すぎる。１枚のメモにいくつものアイデアなどが書いてある。とりあえず、ざっと見渡して、重要そうなものは書き写して、またｉｎｂａｓｋｅｔに戻した。今週は、たまたま多い週だけだったのだろう。他の少ない週の時に整理できればいいか。（楽観的）

●独特のもやっとした感じ
自覚しないままにこういう方向で来て、今の自分の方向はこうなっていて、目の前のパソコンで文字を入力しているが、このままいくと、こういう方向に進んでいくのだな、というなんともいえない感じがした。

●一度、処理して移動したが、少し細かく整理したいときは、また収集に戻さなければならない。
レビューの時に収集、処理する量が多すぎてもいけない。うんざりしてくるので、すこしだけ小出しに収集に戻していく。

●パソコンという新しい形態
精神的なものと、物理的なもの　の他に、パソコンの中のもの　という形態を新しく作って収集や処理、整理に自分は入れている。
技術が進歩して、現実の仮想化？（かっこよく言えば）が進んでいるので、パソコンの中のものも、ものの形態の一つとして考えてもよいのではないか。
そうすると、私の場合、かなりものが溢れている。昔みたＨＰのブックマークだとか、保存したページ、
パソコンにため込んだまま、未完了にしたままのものもたくさんある。
一方、新しい形態だからこそ、それにあった方法で管理するのが良いのではないか、という考えもある。
いつかつかう、いらないファイルも捨てないで蓄積し、検索ツールを駆使して、必要なファイルを拾い上げる方法もある。

●ＦｉｔｚＮｏｔｅの活用
ＦｉｔｚＮｏｔｅというソフトをレビューしながら使ってみました。今使っているプロジェクトソフトトは右側がガントチャートになっているが、ＦｉｔｚＮＯＴＥは、文字が入力できるようになっているようだ。ＰＥＲＴ図の表示がないためか、順序はソフトでは設定できないので、予測日数の表示はできないようです。
少し使い込んでいくと、文字列を選択して、アウトラインにドラッグできたり、リストにタグをつけることができ、それらを抽出することができたり、進捗も管理できるようになっている。
これ、いけそう。今使っているソフトと天秤にかけています。

●向き、不向き
このＧＴＤという方式は、合う、合わない、というのがあるかもしれない。特に人付き合いが仕事の中心の人は、高度な知識を扱うナレッジワークなどとはまた別の、たいへん繊細で複雑な人間関係を常に扱っているので、スッキリとか、整理する、とかには、まるで関心を持たないに違いない。
それがどうしたの？と軽く流されそうです。

第１２回　週次レビュー 

三日坊主にならずになんとか継続できている週次レビューの報告です。

Collect

今回は、

  • 頭の中のもの
  • 物理的なもの
  • パソコンの中のもの

と、３つのもの（stuff）の形態に分けて収集をしてみました。

・頭の中のもの
お昼過ぎに喫茶店に入り、頭の中の収集を行った。時間は１時間１５分。すらすら出てくるが、ほとんどすでにfutureリストに出ているものであった。途中から違うことを考え出したりしたりして、そうこうしているうちにあっというまに１時間を過ぎる。

・物理的なもの
すでにダンボールの中にはまだ処理できていないものが入っている。それに加えて、今回は、いつも整理しようと思っているが、なかなかできていた書類をいくつか放り込んだ。

・パソコンの中のもの
パソコンのデスクトップにあるアイコンを、inbasketフォルダに移動する。

 

Process

・物理的なもの
段ボールの入っているものを処理する。Referenceに移動するものがほとんどで、Future,Schedule,Action,Projectに移すものはあまりなかった。
保険の連絡などの封筒は中身をみて、個人情報が書いてあるものは、シュレッダーにかける。それ以外はゴミ箱の中へ入れる。棚から出してそのままになっているものは、元の場所にしまう。

・パソコンの中のもの
次はパソコンのinbasketフォルダに入っているファイルを処理した。実行中のファイルはdoフォルダへ入れて、参照するファイルはReferenceフォルダの中へ移した。パソコンを使っているときに時折沸いてきたものはメモ帳に書いてあったので、チャートを見ながら、それぞれ、プロジェクトソフトにある各projectのフォルダに、futureのフォルダに移動した。アイデア、参照するアイデアはreferenceフォルダへ別のファイルを作って移した。

・頭の中のもの
先ほど喫茶店で書き出したもののリストの処理である。いつもどおりスムーズに進む。project,action,futureはプロジェクトソフトで管理することにしているので、ソフトを再び起動させて入力する。

 

Organize

それぞれのリストを整理しました。

・Reference
たくさんあるReferenceのフォルダの中から今週プロジェクトに関係ありそうなフォルダだけ選んで、書き写したり、大きさごとにまとめた。

・Schedule
今週入りそうな予定はカレンダーに書き込む。

・Action,Project
完了した行動は開始日時と終了日時を入力して、完了という親の枝に移動した。今週行動するプロジェクトを決めて、それぞれ行動を細分化する。
そのときに、
http://works4life.jp/2007/12/gtd-action/
をみながら、できるだけそれぞれの行動が一場面としてはっきり思い浮かぶように分ける努力をした。プロジェクトソフトの担当者の欄を「状況」として使い（項目名を自由に変えられます）、@computer,@desk,@faxや、+word,+InternetExplorer、など場所、道具を記載してみました。

・Future
ざっと眺めてピンと来たものは、次へ進めるちょっとした行動を書いてみたり、プロジェクトにあるべきものは移動させました。

来週進める行動にチェックをつけて、チェックだけ表示させ、プリントアウト。最後に、もう必要ない紙類をシュレッダーにかける。これが何故かいつも気持ちよい。

 

●ソフトウェアの模索
ｄ３というソフトウェアを使っていました。大変きれいな画面でわかりやすいのですが、プロジェクトのアクションを追加するときはよいものの、挿入、並べ替えのときに、テキストエディタのような画面を表示させて自分で編集しなければなりません。少しこれが面倒に感じました。他にはAchieve Plannerというソフトも使ってみました。もしも英語だけでやるのだったら便利かな。
プロジェクトのソフトを以前使っていたことを思い出し、再びインストールしてみました。結構使いやすくできています。「２００７年」という一つファイルに行動をどんどん入力していって、プロジェクトごとにまとめる。完了後、完了という親の枝にドラッグしていく。チェックをつける欄もあり、その日、その週に行動したい項目にチェックをつけてフィルタをかけて表示、印刷することもできる。

 

●仕事術関係の本やホームページを読んでみた
仕事術関係の本やページをいろいろと読んでみた。面白かったのは、「デキる人はみんな整理が上手、机が整頓されている、だからあなたもぜひ整理しましょう」という本もあれば、「デキる奴は整理なんかする時間があったら他のことをして成功している、整理なんかするな！」、と強く主張する本もある。
こういう情報は、仕事をより効率的にしたいなあ、という関心をおぼろげに持ちながらも、自分のやり方で継続し、そのときに自分にあったものを少しだけ取り入れていく関わりが、よいのかな、などと思ったりもした。

 

●定期的な行動はカレンダーの横に貼っておく
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カレンダーの横に定期的に発生する行動の一覧を貼っておきました。カレンダーは月ごとに紙をめくったりするので定期的な行動が逐一把握できないことがあります。週次レビューのときにこのリストからカレンダーに書き写すこともできます。

 

●超メモ術
１００円前後の小さなメモ帳をインデックス付きの高機能ノートにしてしまおうというアイデア。目から鱗でした。今持っている携帯電話は、文字の表示がとても遅いので、とうていメモとしては使えないものでした。早速、やってみようと思いました。

 

●反省
過去と現在のことで手一杯だったが、少し未来の見通しがつくようになったような気がします。今、この仕事をしているが、数年後はこんな風になっているかも、という見通し。加えて、なんだかよどんでいたものが少しずつ流れ出している感じがする。Image2.png
グラフィックにするならば、こんな感じになっています。

第１１回　週次レビュー 

Collect
病みあがりはなぜか頭がかなりすっきりしている。あまりでてこなかった。「整理、掃除をしようと思っているが、なぜか体が動かずできていないこと」という分類のリストを作ってみた。こういうことは結構あるかもしれない。アクションのリストに書いてあるままのものもそうだし、掃除しようと思ってはいるがものを動かすのが面倒でてきていないもの。かなりでてきた。

Process
もう慣れているので、スラスラ分類されていく。

Organize
プロジェクトリストのネクストアクションを考えて、Futureのリストを整理した。まだ具体的でなかったり、いい加減な記述はもっと具体的にわかりやすく書き直した。各リストを見直した。プロジェクトリストは手で書き直した。頭の中がすこし整理できる。

・立て直しが楽
今週は大きく身体を壊し数日寝込んでしまいました。日付で指定している行動はあまりなかったのですぐに戻すことができました。

・プロジェクトを構成する具体的なアクションは最初のアクションが一番大事
「マウスを棚にしまう。」というアクションは具体的にすると、１：マウスを手に持つ　２：棚で移動する　３：２段目に置く　という３つの行動に細分化できる。一番大事なのが、１：マウスを手に持つ　という行動でこれができれば、３まで一気に進められる。計画がいつも順調に進むとは限らない、と知った一週間でした。記事の量も少ないです。いったんリセットがかかったようです。

第１０回　週次レビュー 

Collect
喫茶店で５０分くらい行う。今日でてきたものはほとんどFutureリストに書いてあることだ。incomplete・・・完成していないもの、気になっているものなどを書き出すステップなのに、行動を無意識に詳細にしていたりしていた。そうこうしているうちにお昼時になったのでお店から出て家に帰った。

Process
inboxに書いてある内容をチャートにしたがってフォルダに収めていった。特に迷うことはなく、スラスラと収まっていく。

Organize
・Futureリストを整理し、分類。「やろうと思っているのにできていないもの」という分類を加えた。
・Project,Calendar,Actionリストの更新
今週は６つのプロジェクトを同時に進めるようにする。

・毎日の行動を書かないと忘れてしまう
前日に行動を状況別に手で書いていたものの、カレンダーとActionリストをプリントし、わざわざ書かずにこれらを毎日見ていって行動すればいいか、と思っていたのですが、やはり頭の準備ができていないので、行動するときに迷ってしまいました。前日きちんと準備することにした。

・ＧＴＤのプロジェクトについて現在の解釈
普通プロジェクトといえば事前に入念な計画と準備（タスクの洗い出しなど）をするけれども、ＧＴＤのプロジェクトというのは複数のアクションからなるもので事前に準備万端にしておくものではないようです。先のことまでああだ、こうだと考えないのがコツ。

・アクションの規模は適切にする
複数のプロジェクトを同時に小出しに少しずつ進めていくやり方というのが今現在の自分の解釈です。各プロジェクトの中からNextActionを１つ選んでいきます。
だが１回のアクションの書き方はよく考えなければいけない。
「ボールペンを持つ」なんていう１動作をアクションにしてしまうと、すぐに終わってしまうので、意味が無い。一方「ノートを用意して月間報告書を書く」というアクションだと１アクションにしては大きすぎる。リストで印刷しても具体的でないので行動するのに少ししどろもどろしてしまう。
そして、現在は、一日でNext Actionsの全項目を消化してしまっているので、一週間同じ紙で耐えられるような大きさにしたい。でもそうすると抽象的になってしまう。
おそらく、まだ慣れていないためだろう。

・具体的なサンプルリストを探す
ＧＴＤの実践例としてFuture,reference,projects,calendar,actionなど、それぞれのサンプルのリストが置いてあるホームページがなかなか見つからない。個人的なことも書いてあるからだと思うが、もっと具体例があるといいのにな。
かといって自分のリストをまず掲載しろといわれたら、確かにいやだなあ。
でも自分で架空の人物のＧＴＤサンプルリストを掲載してもいいなと思いました。

・そろそろ原典を読み始めてみる
今のところ、寄せ集めの断片的な情報で実践しているが、概念には慣れてきたので、そろそろ英語の原典を読む始めてみたい。ちょうど英語の勉強にもなるしいいかな。

・もやもやしていることなど
ｄ３のActionのReviewは各プロジェクトのアクションを一つ表示するが、これでは一日で終わってしまい、一週間には耐えられない。複数表示できるように設定したい。

・仕事や生活を効率的に管理することができるようになったか
なっています。ストレスもかなりなくなります。時間が余ってしまうこともあり、その時間を他の事に使えるようにしたいと思います。
週次レビューをブログで更新することがとても自分のためになっているようだ。おすすめです。