第１８回　週次レビュー 

朝起きると頭痛が酷く、頭痛薬を飲んで休みました。午後から少しレビューをしました。（翌日少し書き加えました。）

・Collect
精神的なstuff
ノートの空ページに書き出しました。内容は未だ終えていない複数の仕事のことでした。
物理的なstuff
すべてダンボールに入れます。やはり知らないうちに未処理のstuffが散らかっていくものです。
パソコンのstuff
デスクトップに置いたままのファイルをInBasketフォルダーに入れました。

・Process
物理的なStuff
フローチャート（？）にしたがって振り分けました。

パソコンのstuff
フォルダへ移動させました。

・Organize
かなりの量があったが、体調が優れないため、少しだけ行いました。
アウトラインソフトに入っている、各リストを眺め、もやっとした言葉があれば、そこをより具体的にしてみる。
特にプロジェクトに関しては、それに加えて、「１つだけ」具体的な行動を付け加えたりする。
Next Actionsリストに加えられれば、移動させる。

・Review
Next Actionsのリストをプリントし直し、最新にする。他にもリストがあるが、今日はこれだけ。少しずつ慣れていくようにしたい。


・Projectを補助する資料の形態
このブログを更新することはプロジェクトの一つとなっている。加える内容を思いついたとき、紙に書いたりテキストエディタに入力しているが、掲載するときに資料探しとなってしまい、載せないままになってしまうこともある。
この資料がProject Support Materialなのだな。これは、どちらかの形態にそろえておいた方がよいかもしれません。

・OrganizeとReviewの違い
Reviewというのは、気持ちよく、効率よく行動するために、特に仕事をしているときに参照しているリスト、Calendar,Next Actions, Waiting Forを最新にする、きれいにするという、実際の行動を強く意識した段階で、
Organizeというのは、物やリストを、おのおのの目的をきちんと果たすように手を加えるという意味合いが強いのかな、と思いました。なので、最新にする、という考えはOrganizeではそれほど持たなくともよいのかな。

・前提を忘れるとつらくなってくる
溜まりにたまったsomedayリスト。分類別に分けても、どこから手をつけてよいかわからない。
そこで、思いついたのは、

１　効率、仕事、生活うんぬんでGTDをやってみた。
２　リストが無数に出てきてかなり大変。余計ストレス。
３　放置したままでいてはいけないものに行動を与えて実現していく、というGTD独自の前提のようなものを受け入れることにした。
４　リストが無数に出てきても平気になった。
５　リストがたくさんあってウンザリ、こなさなければ、といった義務感や疲労感が少しずつ出てくるようになった。
６　前提を忘れかけて、今までの自分のリストの見方にもどっていた。
７　２に戻っていた。

人生ゲームのようになってます。前に戻って永遠に繰り返さぬよう、この前提を常に意識しておきたいと思います。

・パソコンのNext Actionsリスト
GTDではリストは基本的に複数必要になってくるが、それぞれのリストには異なる目的がある。
今回はNext Actionsはどんなリストにすればやりやすくなるのか、どんな形態がふさわしいのかを少し、考えてみました。
それこそライフハックですね。やる気が出てくるようなリスト作り。
パソコンでやるならば、エクセルでリストを作って、管理するよりも、プロジェクトにタスクを登録し、チェックをつけるより、Remember The Milkよりも、Check*Padがはるかに使いやすい。これすごい作りこまれている感じがしました。改定履歴をみても、かなり更新を重ねているようです。オフラインで使えればもっと活用できそうです。
外観や操作感というのは、効率ややる気にとても影響を与えるのだなと実感しました。

・実行の順序
Calendarを最優先して、Next Actionsを空き時間にやるとしたが、Next Actionsを最優先して、Calendarの日時に割り込みで予定をこなしていく、という考え方もできる。
なぜ混乱していたのか、今でも疑問です。

・草稿が消えてしまった
スケジュールのブログパーツを設置していたが、前日以前のデータは消えてしまうようだ。メモが消えてしまった！こういうこともあるんですね・・・。

・目の疲れマッサージ
目の疲れのマッサージの動画を見て試してみました。
すぐにできるのがコツ。視力が少し戻ってくれたらいいなあ。

・人のソーシャルブックマーク
自分が探すよりも、人のソーシャルブックマークを、
自分のブックマークに登録した方が早いかもしれない・・・
やはり探すセンスはあんまりないなあ。

弱点克服週間　Reviewに関して 

最後のReviewについても、少々疑問が残っていました。
Doを一週間進めて、CollectからOrganizeまでの段階を行い、そこで思ったことなどを記事に書くこと自体が週次レビューだと思っていたのですが、なんだかちょっと違うようです。

いろんなページを見てみると、現在行っているアクションをプロジェクトというより広い枠の中で考えるなど（これがとても難しいのです！）、まだ自分には高度なレベルのことが書かれています。

現在の自分には、まずReviewをする目的を理解することが必要なのだと思いました。
今までなんとなく週次レビューを行い、「あわよくば」スッキリ感などあればよいなと思っていたのですが、次からは、CollectからOrganizeまで行って、自分の仕組みを再検討し、リストを更新して（完了した行動を省くなど）、最新の状態、気持ち良い状態に保つという目的を忘れないようにしておこうと思っています。

Organize、Do、Reviewをざっと再点検してみました。これもReviewの段階なのでしょうか。

ルール、仕組みをきちんと知ることは大切ですね。これまでは、駒の意味もわからず将棋としていたということなっているかもしれません。

頭の中のものを出し切るばかりではなく、仕組みを知ったり、勘違いを訂正することでも、スッキリするようです。

弱点克服週間　Doに関して 

次は、Doの段階。
実行するときに、なんだか、釈然としない、もやもや感がいつも起こっていた。

・アクションはとりあえず細かくしたのはよいものの、１秒以内で終わってしまうものから数日かかってしまうものなど、色とりどり。
・複数のステップから成っているものはprojectリストに入れるとあったが、予定表を印刷する　というアクションは、ワードを起動して、ファイルを開くボタンをクリックして・・・と複数の数秒で完結するステップから成っているが、それをprojectとして認識するのもばかばかしいなあ。
・Doの段階で使う、Next Actions、Calendar、たくさんあるがどちらを先にやるか・・・。

それに答えてくれる図があった。始めたばかりのころ、見よう見まねでやっているときに参考にしていた、処理の図である。

http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0606/28/news097_3.html

・正しく処理できていない可能性
この中のプロジェクトリストに入れるときの判断が、
「複数」ではなく、「複雑」になっている。これはかなり大事。

複数だと思いつくステップは複数だがその時間的大小がかなりかわってくる。複数にすると、１秒くらいのステップの集まりでも、プロジェクトに入ってしまう。

複雑だと時間的なステップの大小よりも主観的な大小を判断する意味合いが強くなるので、プロジェクトに入れるに　ふさわしい　アクションとなる。
これがわかって、すこしスッキリ。

・Next Actionsを最優先に実行していくという勘違い
この図には、あとでやる場合が、Next Actionsとなっていて、注目すべきは、灰色の噴出しマークである。「空き時間」と書いてある。
つまり、Next Actionsは最優先にすべきことではないようだ。
Calendar > 日常業務 > Next Actions（空き時間）
という優先順序をつけることで、またスッキリ。

しかし、あたりまえのことなのに、十数回やって、今頃気づいたのは、少し恥ずかしいですね。

週次レビューをやり直しました。

Doの段階では、Next ActionsのリストをさらにContext,Energyなどで、分けたり順序をつけたりすることもするようだが、まだそのレベルに達していない。

明日からは、空き時間にNext　Actionsの仕事をこなすようにしていきます。

多分うまくいくだろうな。

弱点克服週間　Organizeに関して 

CollectとProcessの段階はかなり楽にこなせるようになったが、
まだOrganizeとDo、Reviewの段階があまりはっきりしません。

具体的にどんなことをすればよいのかわからず、しどろもどろ、
あれ、何するんだったっけ？ということが結構あります。
苦手な３つの段階を、ブログに書きながら、克服していきます。

まずは、Organizeです。もしかすると、「整理」という訳がおかしいのではないか、と思い、辞書で引いてみると、
整理、組織、編成、体系、団結、計画、準備
という単語がでてくるので、問題ないと思いました。

では、私の「整理」という言葉の捉え方が間違っているのではないかと、再点検しました。

たとえば、机を整理整頓する。より具体的にすると、必要ないものは他の場所へ移動させたり、処分する。それから必要ないくつかの資料、書類などを、基準に沿って並べたり、置き換える。できれば、机の上や引き出しの中のほこりやゴミを拭く。こんな感じですが、多分、大きく外れてはいないと思います。（間違っていたら教えてください！）

Organizeについていろいろとみてみました。
・Processの段階では振り分け先について考えなくとも良い
StuffをProcessの判断基準に沿って振り分けていくと、Someday,Reference,Projects,Calendar,NextActions,Delegate
のリストに分けられます。
Processの段階ではそれぞれのリストについては説明されておらず、Organizeの段階で、このリストは、こういう目的があって、こうすべきだ、ということが書いてありました。

それぞれの振り分け先が存在する目的をきちんと理解することで、納得できた気がします。Processで振り分けられたままの未だ雑多なstuffを、振り分け先の目的をきちんと果たすように手を加えることが整理のステップなのかなと思いました。

Projectsリストはそれに関わる資料も一緒にしてすぐに参照できるようにする。（≒整理）具体的には、各プロジェクトのアクションと紙の資料を同じフォルダに入れておくという行動が整理ステップの一つの行動なのでしょうか。

Referenceは容易に参照できる状態にしておく。（≒整理）あの資料が欲しい！と思ったときにすぐに取り出せるようにしておくことで、PCならば、分類したフォルダの中に入れるか、タグをつけるという行動がReferenceリストを整理するステップの一つなのかもしれません。

Somedayに入ったStuffは、そのままでもよいが、みやすくするために、分類を設けておく。（≒整理）欲しいCDがたくさんあるときは、CDリストを作っておくなどという行動がSomedayリストの整理にふさわしい行動の一つなのでしょう。

他のリストも、リストごとに、なんのためのリストなのかということをきちんと問い直していくと、整理の仕方も見えてくるような気がします。

わかったことは、ただ単純に、分類する、書き直す、というものではないことでした。

これで、少しスッキリしました。

第１７回　週次レビュー 

Collect
頭の中
パソコンを起動し自宅で約一時間Collectを行いました。ものがつらつらでてきます。内容はこれまでにすでに出てきたようなことばかりでした。
その後、近くのコンビニへコーヒー牛乳を買いに行く途中、歩きながらＣｏｌｌｅｃｔをしてた。５つほど出てきます。
帰ってきてから、コーヒー牛乳を飲みながら、５０分くらい続きをしました。
未完了のものを出し切る段階なのに、未来のことを考えたりしてしまう癖がまだ抜けません。かといって、意識しすぎると出てこなくなるので、これも慣れかな。

物理的なもの
常にダンボールの中にものを入れる習慣がついたので、すぐに終わりました。
散らかっていた、はさみやのりなどの小道具をどんどん放り込んだ。
この習慣はとてもよく、雑多としたものがなくなり、すっきりとします。
なんだかよくわからないものは、とりあえずダンボールへポイ！

パソコン
デスクトップにある５つのアイコンをinbasketフォルダに移動させました。

Process
物理的なもの
小道具は元にあった場所へ移動させ、紙類はシュレッダーにかけたり、メモは適当なリストに書き写しました。Collectで出てきたものを処理するのが一番大変でした。

パソコン
これもそれぞれのリストに書き写したり、フォルダを移動させて処理したことにします。

Organize
各リスト毎に見直していきました。
・Someday
紙に書いてあることを確認してカタコトの単語を一文に直します。
思いつきのような文は横線を引いて、消していきます。

・Reference
＋物理
一頁に多くのことを書きすぎている紙がかなりあります。
捨てられないのですでに参照したことは大きな×を書いて、消したことにします。

＋パソコン
ソーシャル・ブックマークやフォルダに溜め込んでいるファイルを簡単に見直して、絶対にもう使わない資料はゴミ箱へドラッグしました。

・Projects
今週進めようとしているプロジェクトのタイトルリストを作ります。

・Project List
それぞれのプロジェクトのアクションを眺めるだけとなりました。

・Calendar
予定を確認していくつかの新しい予定を加えました。

・Waiting For
メールの返信待ちのリストを紙に書いて貼っておきました。

・Next Actions
１週間くらいでちょうど終わる位の規模のアクションを書き加えておきました。



○割れ窓理論

部屋の掃除をして、気持ちよくなり、いつも綺麗にしておこうと自分に誓うのですが、いつのまにか汚く、どんよりした雰囲気になってしまうことがよくあります。
割れ窓理論を見て、すこしゾッとしました。すっきりしているのに、「何か」を一つ放置したために、どんどん泥沼に陥っていくような感じもします。
もしかすると、この「何か」が次のステップを決めないまま現実世界に放置されている物理的なものなのかもしれません。考えすぎですね・・・。
とりあえず全部ダンボールに投げ込んで応急処置ができています。

○２つの段階がまだ未熟

CollectとProcess、Reviewは、あまり考えなくとも、身体が勝手に動いてくれています。
OrganizeとDoがまだ納得いくほど上達できていない。
ふんづまり感が、やってきたり、なくなったりしているのは、まだOrganizeがうまくできていないからだなあと感じます。
そして、DOも実行しながら、いろいろと考える癖が抜けません。自分で決めたことなのだから、きちんとやらないと。どうして考えてしまうのだろうか。
回数を重ねていくたびに、少しでもいいから、上手になろうと思います。前も、こんなことを感じていたなあ、数ヶ月経っても、まだ未熟です。

○未完了のアイデアや仕事がどんどん溜まっていく

いろいろなページを眺めたり、本を読んだりして、頭に溜め込んだり、頭の中から収集した未完了の仕事や、実現できていないアイデアが多すぎる。
その割には、それらを書いたり、実現することがあまりできないので、どんどん膿のようにたまっていくような感じもする。
もう少し、書き出す内容を多くしていきたい。

○ブログパーツを追加

ブログパーツを追加しました。私のプロジェクトリストの一つ、仕事と生活を管理するトレーニング　のNext Actionsを書いていきます。

第１６回　週次レビュー 

収集(Collect)
今日は、強風に豪雨でした。缶コーヒーを買ってきて、コップに入れ、レンジで暖め、机で収集をしました。
・精神的なもの(psychological stuff)
４０分くらいかけて、書き出した結果、Ａ４用紙２枚ほどになりました。それから、そのまま紙をIn-basketのダンボールの中へ放り込んだ。

・物理的なもの(physical stuff)
部屋に雑然と置いてあるものは、全部In-basketのダンボールへ入れる。

・パソコンのもの(stuff on PC)
デスクトップに置いてあるアイコンを、すべてIn-basketフォルダへ移動させた。

処理(Process)
・物理的なもの(physical stuff)
In-basketから一つ一つ取り出していきます。飲み終えたウーロン茶のペットボトルが入ってました（笑）。ゴミも一緒になってしまっています。In-basketがとりあえずゴミ箱みたいになってしまっています。でも、一応、チャート通りです。
収集のときにできたA4用紙に書いてある行動に関する文字は、チャートに従って、それぞれのリストに振り分けました。

・パソコンのもの(stuff on PC)
In-basketに入っているファイルを開いて確認し、実行できる文ならば、紙に写し、資料となるものは、紙のほうがまとまりやすいのなら、プリントアウトし、ｐｄｆなどの資料ならば、referenceフォルダに移した。
資料については、物理的な世界に置いてもよいし、パソコンの中に置いてもよいと決めているので、使いやすそうな形態にしておいた。
資料はまったく整理されておらず、レビューを繰り返しているうちに少しずつ整頓できればいいかな、と楽観的に考えています。

整理（Organize）
本当は各リストを整理すればよいのであるが、Projects,Projectを細分化し、Next Actionsに状況を設定した。どちらも紙だけなので、パソコンの中は気にする必要はない。
たくさんあるときは、まず実行に関することを優先的に整理することにしています。


○動画を見てみました
この仕事術を提唱している著者が、Googleで行ったプレゼンテーションの動画のさわりをみました。講義風で自然な感じです。なんだか普通の人みたいですね。Googleが動画にして掲載するくらいだから、この仕事の技術はアメリカでは良く知られているのでしょうか。

○一人サービスを作ってみようかな
http://www.itmedia.co.jp/bizid/hitori_index.html
このページをみてみると、今利用しているサービスの開発者が、掲載されていた。一人で作っているのか、と感心する。
こういう現場でがんばっている人たちを紹介するページは、見ていて元気が出てくるので、早速ソーシャルブックマークに登録！
自分も作るとしたら、どんなサービスにするだろうか、計画、行動、サービス、トレーニング、なぞなぞのように考えています。

○レビューを繰り返しながら少しずつ解決していく
プロジェクトの設定の仕方や、一週間ごとのNext Actionsの量をきちんと見積もることが苦手なことや、資料を溜め込みすぎて消化しきれず、ふん詰まりになっているところもあるが、これは、レビューを繰り返しているうちに、解決するはずかな。
特にプロジェクトは設定の仕方によって、効率などが大きく変わることがわかった。

○OneNote
Onenoteというソフトを以前試用していたことを思い出す。
ノート風に扱えるソフトで、タブレットＰＣを使うと、ほとんどノート当然。
だが、タブレットＰＣをまだ使う必然があまりないこと、
ファイルを添付したときに、そのファイルはキャッシュフォルダに、そのまま移動し、暗号化されないこと、
長時間ハードディスクが動いたままになり、ソフトの動きが鈍くなってしまうことがあるため、
もう少しソフトが進化したら、買ってみようかなと思いました。

○実行中に突然やってくるアイデア
Next Actionに書かれているとおりに、淡々と実行を進めているが、その途中で、アイデアが沸いてきたり、しなければならない行動が頭に浮かんで、そちらに意識が移ってしまうことがある。今は、近くに紙に書き留めておくことにしている。

○図星
いつ始めるべきか、という記事を読んでみました。
日本語
http://cyblog.jp/modules/weblog/details.php?blog_id=375
英語
http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2006/11/when_to_start.html
少しガツンとやられたようです。まさに自分のこと・・・。
スタートをするのに時期を見計らうことは、すべていいわけなんだなあと思いました。


というわけで、今回も週次レビュー順調（？）にいきました。本当に進歩は、少しずつです。

パソコンの中のソフトも、コンテキスト、状況に設定する 

physical pc
@fax+Thunderbird
@desk+Firefox
@shop+IE

+Word2003
 +Excel2003

コンテキストのリストもPhysicalとpcで分けてみました。
パソコンのソフトも今は現実世界と同じように、目的や機能が多様なので、
PCの中でコンテキストをいろいろと作ってもよいのかなと、思いました。

私は現在１つのパソコンの中にいろいろとソフトを入れているので、
ソフトごとの状況を設定した方が、わかりやすいのですが、
パソコンを複数台持っていて、それぞれ目的や機能が限られているときは、
physicalの中に@Graphic PCや、@Team Calendar、@Program PCなどの、
物理的な世界の中のＰＣを状況に設定してしまってもよいと思います。
 
パソコンをそれほど使わない人は、ここまですることは無いはずです。
これも、人によって設定が変わってくるので、レビューしながら、試していきます。

ものの集まりの名称と形態を表にして整理しました 

最初は、紙とパソコンで、処理したものを扱っていたが、やはり一元化？しておかないと、散らばってしまい、パソコンの中のソフトウェア１つに詰め込んで管理することにした。

その後、印刷したり、紙をパソコンに入力したり、いろいろと試行錯誤するのだが、やはり頭がこんがらがることもあり、よい方法はないかと考えていました。

おとといに、表にしたらいいのではないか、とパッと閃き、すぐにエクセルで作ってみました。

物理、パソコン、携帯の世界の物の集まる場所を数えてみたら、３０個以上ある。これでは頭が混乱するはずだ。

そこで、下の表のように整理した。最終的に集まる場所は全部で２２個ある。まだ多いが、とりあえず数は減った。

（片言の英語ですみません。）

 physical ⇔pc ⇔mobile
In-Basketcardboard独立In-basket Folder独立memo list
TrashTrash独立Trash独立Trash
SomedayPaper←優先File none
ReferenceShelf A 独立Reference Folder
Social Bookmark		 none
ProjectsProject List ←優先Project File none
ProjcetProject List ←優先Project File none
WaitingPaper ←優先send mail none
CalendarWall Calendar none none
Next ActionsNotebook A none none
      
WorkShelf B独立work Folder none
Storagecloset独立DVD-RAM none
AchievementNotebook B none none



ものの集まりの名称は同じであるが、形態がいくつかあるときは、それぞれが独立したままでよいのか、どちらかに一元化したほうがよいのかが、わかるようになりました。

下の３行は、GTDにはないもので、自分が便利で書いてあります。本当は必要ないものだと思います。

Work・・・現在進行している複数の仕事を並べておく場所
Storage・・・行動するときの資料にはならないが、保存しておきたいもの
Archivement・・・行動した後に実績を記録しておくところ

第１５回　週次レビュー 

今年の初レビューです。

収集(Collecting)
精神的なもの(psychological stuff)
喫茶店に入り、紙にどんどんstuffを書き出していきました。
ほとんど、すでにfutureリストに入っているものである。
しかし、今回は家族と共有している場所（風呂・台所）のstuffがでてきました。
冷蔵庫の賞味期限の食材を捨てる、付属でくっついていたお手軽ソースを捨てるなど（笑）。
今日は５０分くらいで終え、散歩をして自宅に戻りました。

物理的なもの(physical stuff)
いつの間にか、出しっぱなしになっていた書類などを、全部in-basketダンボールに入れます。
先ほど喫茶店で書き出した紙もこの中に入れました。

パソコンの中のもの(stuff on PC)
・この１週間で８つのファイルがデスクトップにできていた。in-basketフォルダへ移しました。

処理（Processing）
物理的なもの(physical stuff)
・ｉｎ-basketにはたくさんものが収まっているが、喫茶店で書き出した紙や、メモ用紙をまず取り出し、実行可能な文は、プロジェクトやアクションリストに書き写しました。
実行できない文は、ちぎって、資料のフォルダに入れておいた。ダイレクトメールは確認してゴミかシュレッダーへ移し、年賀状は葉書ファイリングへ移しました。

パソコンの中のもの(stuff on PC)
・電子メールの確認。ほぼゴミ箱行きである。アドレスがついているメールはクリックしてＨＰを確認しました。
・パソコン内の文字は、実行できる文であれば、紙に書き写して削除しました。

整理（Organizing）
今回はProjects,Calendar,Delegate,Next Actionsのリストを重点的に整理しました。
Projectsに収まっているActionを細かく分けたり、状況を設定し、
今週進められそうなものは状況別のNext Actionsに書いておいた。





○実行できることを優先的に整理する
Collectingを数回行うと、それぞれのリストに収まっている行動の文字や資料が多すぎて、一回のレビューでは、見直しきれない。
全部やろうとすれば、どれも中途半端でおろそかになってしまう。
資料などよりも、実行、行動に関することの方が、重要だとわかっているので、Next Actionsを最優先して、Referenceに入っているものは、暇なときに整理しようかと思った。

○何度も出てくるFuture Itemには、丸をつけておく
Collectingのときに、Futureリストに何度もでてくるStuffがある。
早く進めてほしいと自分が無意識に考えていることなのかもしれない。
そのリストの左に丸をつけておいた。

○基本さえ守っていれば道具にこだわらなくてもよい
全部パソコンで、全部一つのソフトウェアで、全部紙で、全部のステップをしなければならないという固定観念があった。
が、それぞれのステップで、そのステップにふさわしいツールを使っても別にいいじゃないか、と感じた。





よりインターネットを活用するトレーニングの第一歩として、今まで小さな字でごちゃごちゃ書いてあって関心を持っていなかったサービスを利用してみようかと思っています。まずは、ソーシャル・ブックマークに登録しました。

謹賀新年 

あけましておめでとうございます

年末は、Ruby on Railsという環境で動作するTracksというGTDソフトウェアを利用したり、
付箋紙を使って、いろんなところに貼り付けたり、いろいろと試していました。
その中で、精神的な世界のものを書き留めた、パソコンの文字や、紙の上の文字を、パソコンの中の世界でアクションを操ることと、物理的な世界の中でそれをすることの違いを自覚することができました。
こんな余裕ができたのも、事前に年末のプロジェクトを少しずつ進められたためかもしれません。

本日元旦も、焦らずに迎えることができました。よく晴れて、すがすがしい気持ちで、毎日ストレスフリー！、というより、毎日元旦気分でいきたいものです。

今年もよろしくお願いいたします。