第２７回　週次レビュー　半年間のトレーニング総括　後半 

１２月〜１月　第１２回〜第１７回週次レビュー
　頭の中のものばかりではなく、物理的なもの、パソコンの中のもの
を記事に加えました。
　整理整頓ができたものの、扱う対象が３倍になったことで、
時間がかかり、義務的になってしまいました。

１月〜２月　第１８回〜第２２回週次レビュー
　しっくりいかない点を　弱点補強習慣　と称して、
徹底的に克服しようとしました。
効果絶大で、誤解している点などを修正することができました。

２月〜３月　第２３回〜第２６回週次レビュー
あまり考えず機械的に行っています。
そのためか疑問点やうまくいかなかったことなど、
書くネタが少なくなってきました。
別の言い方をすれば飽和状態。スランプ。
これ以上続けても記事の内容はあまり変化がないかもしれません。
週次レビューの掲載は
少し間を空けるべきと判断して、
毎週掲載していた報告を終えることにしました。

まだ表面的な理解しかできていないが、
半年間継続して益になることがたくさんありました、大成功。

ブログを更新するだけでもトレーニングできるようです。

第２７回　週次レビュー　半年間のトレーニング総括　前半 

昨年９月からはじめたＧＴＤの週次レビューを総括しました。

９月　初回〜第１回週次レビュー
　適当に眺めていたGTDを扱ういくつかのホームページの記事から、
ビビビと感じ取って見切り発車ではじめてみました。
　初々しいです。アクションの記事がよくわからずに、
毎日細分化し、Next Actionsリストを作っていました。

１０月〜１１月　第２回〜第８回週次レビュー
　仕組みがまだよくわからず、理解できていないので、
リストの量や、項目の量に圧倒されて振り回されています。

１１月〜１２月　第９回〜第１１回週次レビュー
　収集・処理・整理、一週間の雑感をブログに掲載し始めました。
スッキリしている、うまくいっているけれど、
どこかギクシャクしていて、効果があるに違いないと、
無理やり納得させていたような気もします。

整理整頓と片付けに最適な週次レビュー（ＧＴＤ）の収集、処理、整理 

定期的にgtdの週次レビューをしていたら、
整理整頓の方法が自然に身につきました。

gtdでは　頭の中のもの　を中心に扱っていきますが、
この頭の中のものを、物理的なもの、パソコンのファイルに
置き換え、週次レビューの最初の３ステップを行うと、
整理整頓したことになります。

まず放置しているものは一箇所に集めて(Collect)、
それらをひとつずつ取り出し問いかけながら収める場所へ移動させる(Process)、
収納先のものやファイルを順番に並べたり、同じ種類のものを一まとまりにして整理整頓する(Organize)

一箇所に集まったものやファイルが、
それぞれあるべき場所へ散っていき、
全部なくなると、爽快感を得ることができます。

seiton.png

日次サイクルの仕事効率アップではDoingリストが最良 

Next Actions , Calendar , Waiting Forリストは、
基本的に一週間変化しない。

リストを眺めながら、アクションを実行していくけれど
アクションの規模の大小によって
なんだかもどかしい気持ちになることが多かった。
リストはしっかりしているけれど実行段階で「・・・で？」

ＧＴＤと干渉せず、実行のステップを強化してくれるような
仕組みを考えていたが、
先日見つけたＤｏｉｎｇリストがピッタリかなあと思った。

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト

実際やってみると効果てきめん。
書いたことは報告に使えるし、
それにたくさんのリストで混乱しなくてすむ。

毎日、gtdの処理の段階をしているような気もする。

日次サイクルではＤｏｉｎｇリストを活用していこうかなと思いました。

現在、普通の大学ノートにリストを書き込んでいますが、
パソコンを使っているときはキーボードの手前におくことができません。

使い切ったらもう少し小さいノートを用意しようと思いました。

リーガルパッドは一度も使ったことが無いので、
文房具屋さんに入ったとき買おうと思いました。

第２６回　週次レビュー  

＊Collect
喫茶店に繰り出してＡ４用紙に３０分くらい書き出しました。
ほとんどSomedayリストに書いてあるものでした。これらは早く実現すべきアクションなのかもしれません

＊Process
紙に書いたリストを上から順に処理しました。自宅のカーペットの掃除、床の掃除、かばんの移動など掃除に関する項目が多いです。

＊Organize
優先順位を設けて、
Aタグのリストは必ず更新して、
できりばB
余裕があったときにCのリストを整理するようにした。
−−−Ａ−−−
A1:Next Action
A2:Calendar
A3:Waiting For
−−−Ｂ−−−
B1:Projects
−−−Ｃ−−−
C1:someday
C2:reference
今回はＡまでしかできなかった。

＊Review
○片付けの効率的な習慣ができた
前回までは物理的なものとパソコンのなかのファイルも一緒に収集から整理のステップを行っていたが、
やはり精神的なもの（頭の中のもの）だけに限定してレビューすると楽。
これまでの物理的なものの収集、処理、整理は効率的な「片付け」とする。
パソコンの中のファイルの収集、処理、整理も「パソコンの掃除」として気になったときにすればいい。

○定着してきた
約半年経ちましたが定着してきたような気がします。
各ステップで書くこともほとんど同じになってきました。
週次レビューの更新は今月いっぱいで終わるかもしれません。
毎週継続するとこんな感じになる一例として眺めてもらえるといいかな。

第２５回　週次レビュー 

なんだか毎週大変だなあと思っていた原因は
いつからかはじめた
物理的なものとパソコンの中のもの
を加えてしまったことである

なので、また元に戻り、
頭の中のものだけに絞ってやりました。

＊Collect
自宅でテキストエディタに書き出す。
今日は１５分くらいで終えた。

＊Process
パソコンの文字をエクセルのリストに移動させました。

＊Organize
−next actions
あまり変化がなかったので書き加えたり、
ボールペンで訂正して、リストの更新を終えました。
−waiting for
ＯＫ
−calendar
ＯＫ
−projects
プロジェクトリストもあまり変化がないため、
書き加えたり、訂正してね更新を終えました。
−someday
これは大変。膨大に膨れ上がったリストをどうするか・・・。。
−reference
頭の中からでてきた（？）実行しないものを
referenceリストに書いてあるが、
これも量が多すぎるなあ。
まあ最優先すべきリストではないから、
いい考えがそのうち浮かんでくるだろう。

＊Review
○元に戻した
自己流で突き進んでものの形態に分けたことが
かえってストレスになってしまった。
初回やったようにしたら
すぐに終わりました。

ブログの継続は３ヶ月が最初の節目 

大体３カ月で飽きて更新がとまるという
記事をどこかで読んだが、
私の場合なんだか、どんどん充実させて
いきたくなった。

確かに３カ月の半ばから、
もう、いいかな〜
と飽きてくるのだが
そのころから、いろいろなｗｅｂサービスが目に入り始め
使っていくうちに自分で楽しくできることがわかった。

ある程度使った人にしか
面白さがわからないサービスが
結構あるような気がする。

この飽きが来るころに
ちょうど良く他のサービスが
目に入った人は、それから長続きするように思います。

それから今はブログなどインターネットは、
独立してそびえ立つのではなく、
横でつながっていくものだという前提や基本が
わかるとまた面白さが増してきます。

そしてそれによるメリットもとても多そうに
見えます。まだまだ未熟ですが、
続けながら具体的な利点を探っていきます。

朝に目を覚ます方法 

一番、効果的で簡単な方法は
人と関わる予定を入れてしまうことです。

遅れると、人に迷惑をかけてしまうので、
嫌でも起きられるようになります。

しかし時間が早朝となると少し厄介です。

早起きを目指している友達や知人と
協力してみるのはどうでしょうか。

24時間空いているところに集まって一服する、
遅れたら×ゲームだとか、

ネットでも以前朝６時まで書き込みができる
サービスがあって、いつか使おうと思っていたのですが、
今はもう無いようですね。

日次報告、日次レビューについて考える 

cycle.png


週次レビューをミニマムにして毎日行うことも良いのだが、gtdには無いが週次レビューの内容と干渉せず、より効果が高くなるようなステップ。例えばGTDのDo（実行）の部分を強化するようなステップがないか。

table.png


週の繰り返しごとに週次レビューをするが、日の繰り返していることは、まず起きる、寝る、食べる、仕事どといった、基本的な生活の部分である。体調管理に近いかもしれません。

いつ、どこで、何をしたか、どんな実績を上げたか、という被雇用者のための機械的な作業日報だけではなく、この体調部分を自分で律することができ、gtdのように強制的でなく嫌にならないで取り組めるステップはないものか。

そんなことを考えています。

swimmieというソーシャルブックマークのサービス 

Swimmieという新手のソーシャルブックマークサービスを利用してみました。

Firefoxにアドオンして使うことがで、
自分のブックマークの一覧の下に、
Swimmieのユーザーが共有する
関連したブックマークが表示される。

ブックマックツールバーの中の「英語」フォルダには、
自分が気に入ったブックマークが並んでいるが
その下に人気のある英語関連のブックマークを
表示してくれます。

まだ新しいサービスなので、
使用ユーザーが増え、時間が経てばもっと
質があがると思います。

少し気になったのが、最上位のフォルダには、
ぜんぜん無関係のブックマークが表示されてしまいます。

個人的に使うには気になりませんが、
仕事で使うにはまだ難しいかな。
他人が見たときに疑われてしまいます。

今後気になるサービスの一つです。

第２４回　週次レビュー  

＊Collect
−精神的なもの
喫茶店でセットを注文して、朝食を食べながら収集を行いました。
Ａ４プリンタ用の紙に１時間くらい書き出した後、
一人なのでブラブラ散歩していると
気になっていることがはっと浮かんでくるので
それをメモします。
動きながら収集しても良いかもしれません。
いろんな景色が刺激になって
気づかなかった未完了のものが
出てくることがあります。

−物理的なもの
帰宅後、始めますが、ほとんどin-basketに入っています。ちょこっとしたコップやペットボトルなどを入れて終わりました。２分くらいです。

−パソコンのもの
昨日すべてin-basketフォルダに移動させておきました。

＊Process
−物理的なもの
in-basketダンボールからゴミ箱や棚の中へ移します。

−精神的なもの
紙に書いてある文字や絵を各資料へ移動させます。

−パソコンのもの
ほとんどのファイルを資料のフォルダーに移動させました。３，４個残っているがまあヨシとしよう。

＊Organize
−next actions
エクセルでリストにしプリンタで印刷する
−waiting for
ＯＫ
−calendar
ＯＫ
−projects
プロジェクトリストはＯＫ
各プロジェクトの資料まで行き届かず
−someday
一部分を整理する
−reference
大量にショートカットが並んでいるフォルダを見つけて整理する。
それに時間がかかってしまい、他まで行き届きません。

＊Review
○ショートカットの一掃
昔溜め込んだホームページのショートカットが
膨大にあったので、まずは一つ一つ確認して、
現在必要なものを除いてゴミ箱へ移動させました。
本当に溜まっていくなあ。

○週次サイクルと日次サイクル
毎日、毎週、毎月、毎年、
日次、週次、月次、年次、
定期的にやって来る時間的な繰り返しのときに決算、作業、実績、予算の報告をします。
いまやっている週次レビューは、仕事の生産性を上げるための、週次作業報告の一つなのかなと思いました。

そしてもう少し細かい毎日のサイクルをきちんとみるための日記やデータ記録とは少し違った、日次レビューというのも自分なりに作ろうかなと考え始めています。
最終的には毎日繰り返すことで自然に早起き早寝になり、仕事も生活もより良くなる数少ないステップを考案したいです。

○先回りの発想をする
平日に床や机に物が散乱していても、「土曜日の収集で一度に片付けるからいいや」、と後回しにしていた。
こうすると土曜日は散らかした物の収集と処理でかなり時間や労力を使ってしまい、organizeの途中でいつも中途半端になってしまう。

水曜日あたりから、「土曜日の収集を早く終わらせるようにするためにin-basketへ」と先回りの発想をしていったら、物理的なものの収集や処理は早めに終わり、
整理に少し時間がとれるようになる。
常日頃から週次レビューを楽に早く終わらせる工夫をしていくようにしていきたいです。

○プロジェクトを完了するまでの日数を書く
Next Actionsはアクションだけでなく、所属プロジェクト名を書いている。
そしてそのプロジェクト名の右に数字を記載し、あとどのくらいでプロジェクトが完了しそうかだいたいの主観的な日数を書いている。

たとえば、沖縄へ旅行する（３８）というプロジェクト名の数字 ３８ は、あと３８日くらいで旅行費をため、宿をとり、スケジュールを立てるといったことをすべて含んだといえるような主観的な日数で、もちろん途中で伸びたり縮んだりする。
これは締め切りの無いプロジェクトだけであるがかなり有効で予測がつくようになります。

○記事の読みにくさを自覚
どうしてこのブログの文字は読みにくいのだろうか。他の読みやすいサイトをいろいろみたが、これは大きさやフォントとはあまり関係ないかもしれない。
今後の課題です。

２４回も普通に終えました。水曜日から少し風向きが変わり始めています。うまい具合に進んでいくことを願っています。

第２３回　週次レビュー 

Collect
喫茶店に行って収集を行います。１時間くらいかけて紙と鉛筆を使い書き出していきました。
量はＡ４用紙２枚くらいとなり、喫茶店を出ました。
自宅に帰ってからまた散らかってしまった物をダンボールの中に放り込みました。溢れ返っていますが、こぼれることは無くぎりぎりの量でした。
パソコンのデスクトップにあるファイルをinbasketフォルダに移動させます。

Process
まずは紙に書き出した文章を一つ一つ確認して各リストに書き写しました。未完了なものや気にかかっていること以外も書かれていましたがそれらもプロジェクトの資料として写しました。

手にとって確認して元の収納場所に戻したりゴミ箱に分別して入れる。一度に２つ以上のものを手にすると混乱してしまうので１つ１つ手にとって確認、分別を繰り返していきました。

Organize
-somaday
紙のsomedayリストを眺めておかしなところはチェックしパソコンで修正を加え印刷しました。
-reference
パソコンの資料
たくさんあるショートカットのうち半分くらいを確認して必要なければ削除しました。大量にあるのでうんざりしないように今日はこれだけにしました。
物理的な資料
本棚に入っている本やＣＤを一度眺め必要あるのかどうか確認してみました。特に捨てたり整理したりしません。
-project
プロジェクトリストを書き直しました。
それぞれのプロジェクトの資料も確認し斜線がついたものや取り消し線がついたものは削除します。
たくさんあるので正直全部手がつけられません。何をしていいのかまだよくわからない状態です。
-waiting for
これはすぐに終えました。
-calendar
これも来週の予定を確認します。
-next actions
今週はアクションの規模が大きすぎたかな。あまり消化できていません。すこし細分化してまた新しくしました。

Review
・１枚の紙に多くのことを書くと後で整理しにくい
前から１枚に１つの内容だけと決めていたのですが、やはり余白がたくさんあるともったいない気がして、そこを埋めるように書いてしまいます。
そうすると週次レビューの時、後で見直す時にどうも混乱してしまうようです。
まれに１枚に紙に４つのプロジェクトのメモが書いてあるときがあります。思いついたときに近くにある紙にメモしてしまうからでしょうか。

・紙のゴミが多くなった
リストを更新し古くなったリスト、書き写した後の精神的なもののリスト用紙など、紙のゴミがかなり多くなります。さらにシュレッダーをかけるので体積が増えます。まあこれは仕方がないと割り切っています。紙にしないと効率が悪いしできるだけ節約しようとしているので気にしないことにします。

・いたずらコメント防止
画像認証の機能がつきました。いたずらのコメントが減ってくれることを期待しています。

・なかなか次のステップに進めずこびりついたもの
放置したまま、そのままであってはならないものを、少しずつ流し始めているような実感が沸いてきますが、それと同時にこれまで溜め込んでいたもの、へばりつき、こびりついているものも、たくさんあることがわかりました。
それらは流そうとすると違和感や拒否感という形で判断でてきます。たとえば、溜まっているReferenceリストや物理的な資料。整理しようとするとなんだかだるくなってきて手がつけられなくなる。こうしたものの対策も少しずつ考え始めようかなと思いました。

今回も普通にレビューを終えることができました。体調の良し悪しや気分の浮き沈みなどで面倒になることもありますが、まだ継続できそうです。